# Bestellportal Dokumentation Dieser Leitfaden erklärt, **wie Sie Bestellungen im Admin-Bereich bearbeiten**. Für technische Details siehe [ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md](ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md). --- ## Die wichtigsten Seiten | Seite | Wofür Sie sie nutzen | | -------------------- | ------------------------------------------------------------------- | | **Dashboard** | Schneller Überblick: Was ist offen? Was muss heute erledigt werden? | | **Bestellliste** | Alle Bestellungen suchen und filtern | | **Bestelldetail** | Einzelne Bestellung öffnen, Positionen abhaken, stornieren | | **Nachbestellungen** | Artikel, die extern nachbestellt werden müssen | | **Einstellungen** | E-Mail-Adresse für interne Bestellbenachrichtigungen, PDF-Anhang | Produkte, Kategorien, Organisationen, FAQ und Admin-Konten haben **nichts direkt mit dem Bestellstatus** zu tun — dort pflegen Sie Inhalte und Zugänge. --- ## Zwei Dinge pro Bestellung im Kopf behalten Jede Bestellung hat **zwei getrennte Informationen**: 1. **Wie weit ist die Bestellung insgesamt?** Offen → Teilweise erledigt → Erledigt (oder: Storniert) 2. **Braucht ein einzelner Artikel eine Nachbestellung beim Lieferanten?** Das gilt **pro Position**, nicht für die ganze Bestellung. Beides läuft unabhängig voneinander. Eine Position kann z. B. schon als „ausgegeben“ markiert sein, während gleichzeitig noch auf Lieferantenware gewartet wird. --- ## Status einer Bestellung — was die Bezeichnungen bedeuten In Listen und auf dem Dashboard sehen Sie eines dieser Labels: | Label | Bedeutung | | ------------------------ | ---------------------------------------------------------------- | | **Offen** | Noch nichts ausgegeben — alles steht aus | | **Teilweise bearbeitet** | Einige Artikel sind schon raus, andere noch nicht | | **Bearbeitet** | Alles ausgegeben — Bestellung abgeschlossen | | **Storniert** | Bestellung ist ungültig; nur noch „Stornierung aufheben“ möglich | **Storniert** hat immer Vorrang vor allen anderen Anzeigen. --- ## Status einer einzelnen Position ### Ausgegeben oder noch offen? - Auf der **Bestelldetail**-Seite markieren Sie jede Position als **bearbeitet** (ausgegeben) oder **offen**. - Der Gesamtstatus der Bestellung passt sich automatisch an: - Keine Position erledigt → **Offen** - Alle erledigt → **Bearbeitet** - Dazwischen → **Teilweise bearbeitet** ### Nachbestellung nötig? | Anzeige | Bedeutung | Was Sie tun | | ------------------------ | ----------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | *(kein Hinweis)* | Artikel ist normal offen — aus Lager abgeben | Auf Bestelldetail ausgeben und abhaken | | **Nachzubestellen** | Artikel fehlt — muss extern bestellt werden | Auf Seite **Nachbestellungen** weiterbearbeiten | | **Wartet auf Lieferung** | Beim Lieferanten bestellt — Lieferung steht aus | Auf **Nachbestellungen** warten, bis Ware da ist | **Manuelle Nachbestellungen** sind Artikel, die Sie **ohne Kundenbestellung** selbst nachbestellen (z. B. Lagerauffüllung). Sie erscheinen nur unter **Nachbestellungen**. --- ## Wo finde ich was? ### Dashboard **Zählkarten oben** - **Offen**, **Teilweise bearbeitet**, **Bearbeitet**, **Storniert** — Anzahl Bestellungen je Status - **Nachbestellung** — wie viele Positionen gerade nachbestellt werden oder auf Lieferung warten **„Bestellungen mit Aktion erforderlich“** - Zeigt bis zu 5 Bestellungen, bei denen auf der Bestelldetailseite noch etwas zu tun ist (Ausgabe, Nachbestellung markieren usw.) - Nur Bestellungen mit mindestens einer **noch nicht ausgegebenen** Position **ohne** Nachbestell-Status - Liegen nur noch Positionen mit Nachbestell-Status offen, erscheint die Bestellung hier **nicht** — weiter unter **Nachbestellungen** **„Offene Positionen“** - Ihre **Arbeitsliste**: einzelne Artikel, die noch ausgegeben werden müssen - Älteste zuerst — gut zum systematischen Abarbeiten - Auch hier: Positionen in Nachbestellung erscheinen **nicht** ### Bestellliste - Suchen nach Bestellnummer - Filtern nach: Alle, Offen, Teilweise bearbeitet, Bearbeitet, Storniert ### Bestelldetail Hier bearbeiten Sie **eine konkrete Bestellung**: | Aktion | Wann möglich | | ----------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | | Position als bearbeitet / offen markieren | Bestellung nicht storniert | | Als Nachbestellung markieren / aufheben | Bestellung nicht storniert; nur solange noch **nicht** „Wartet auf Lieferung“ | | Bestellung stornieren | Nicht storniert und noch nicht vollständig erledigt | | Stornierung aufheben | Bestellung ist storniert | **Hinweise:** - „Als bearbeitet markieren“ **entfernt nicht** automatisch einen Nachbestell-Hinweis. - „Als Nachbestellung markieren“ geht **nicht** bei schon ausgegebenen Positionen. - Status **„Wartet auf Lieferung“** ändern Sie **nur** auf der Seite **Nachbestellungen** (nicht auf der Detailseite). ### Nachbestellungen - Alle Positionen, die nachbestellt werden müssen oder auf Lieferung warten - Nach **Produkt und Größe** gruppiert — praktisch zum Sammelbestellen beim Lieferanten - **Manuelle Nachbestellung** hinzufügen über das Formular auf derselben Seite **Massenaktionen** (älteste zuerst): | Aktion | Wirkung | | -------------------------- | ---------------------------------------------------------- | | **Als bestellt markieren** | Extern bestellt → Status wird „Wartet auf Lieferung“ | | **Lieferung eingetroffen** | Ware ist da → Position ist wieder normal offen zur Ausgabe | --- ## Typische Abläufe — Schritt für Schritt ### Neue Bestellung ausgeben 1. **Dashboard** → „Offene Positionen“ oder „Bestellungen mit Aktion erforderlich“ 2. Bestellung öffnen (**Details**) 3. Jede Position **„Als bearbeitet markieren"**, sobald der Artikel raus ist 4. Sind alle Positionen erledigt, steht die Bestellung automatisch auf **Bearbeitet** ### Artikel nicht auf Lager 1. **Bestelldetail** → Position **„Als Nachbestellung markieren"** 2. Position verschwindet aus den Dashboard-Arbeitslisten 3. **Nachbestellungen** → beim Lieferanten bestellen → **„Als bestellt markieren"** 4. Ware angekommen → **„Lieferung eingetroffen"** 5. Zurück auf **Bestelldetail** → Artikel ausgeben → **„Als bearbeitet markieren"** ### Lager auffüllen (ohne Kundenbestellung) 1. **Nachbestellungen** → Formular **„Manuelle Nachbestellung"** 2. Produkt, Größe und Anzahl eintragen 3. Weiter wie oben: bestellen → Lieferung → ggf. ausgeben ### Bestellung stornieren 1. **Bestelldetail** → **„Bestellung stornieren"** (nicht möglich, wenn schon vollständig erledigt) 2. Optional einen Grund angeben 3. Stornierte Bestellungen finden Sie in der Bestellliste unter Filter **Storniert** 4. Fehler? **„Stornierung aufheben"** auf der Detailseite --- ## Einstellungen (Grundkonfiguration) Unter **Einstellungen** können Sie anpassen: - **Empfängeradresse für interne Bestellmails** — wohin Benachrichtigungen über neue Bestellungen gehen - **PDF an interne Bestell-E-Mails anhängen** — ja/nein Der Text auf der Startseite wird separat unter **FAQ** gepflegt. --- ## Kurz-Übersicht: Wo verschwindet eine Position? | Situation | Dashboard „Offene Positionen“ | Nachbestellungen | | ----------------------------------- | ----------------------------- | ------------------------------------------------ | | Normal offen, noch nicht ausgegeben | Ja | Nein | | Nachzubestellen | Nein | Ja | | Wartet auf Lieferung | Nein | Ja | | Schon ausgegeben | Nein | Nein (außer Nachbestell-Hinweis bleibt bestehen) | | Bestellung storniert | Nein | Nein | --- ## Wenn etwas unerwartet wirkt - **Position fehlt auf dem Dashboard, Bestellung ist aber offen** Wahrscheinlich ist sie als Nachbestellung markiert oder wartet auf Lieferung → **Nachbestellungen** prüfen. - **„Wartet auf Lieferung“ lässt sich auf der Detailseite nicht ändern** Das ist beabsichtigt. Weiterbearbeitung nur über **Nachbestellungen**. - **Bestellung kann nicht storniert werden** Entweder ist sie schon vollständig **Bearbeitet**, oder sie ist bereits storniert. --- ## Weitere Dokumentation - [ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md](ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md) — ausführliche Beschreibung für Operatoren und technische Details - [ADMIN_SYSTEM.md](ADMIN_SYSTEM.md) — Anmeldung und Admin-Konten - [ORDER_PROCESS.md](ORDER_PROCESS.md) — Ablauf aus Kundensicht (Bestellung aufgeben)