Admin Business Logic — Leitfaden für Operatoren

Dieses Dokument beschreibt die Geschäftslogik der Bestellverwaltung im Admin-Bereich. Es richtet sich an Operatoren, die Bestellungen im Alltag bearbeiten: Welche Status es gibt, was sie bedeuten, wo Bestellungen und Positionen angezeigt werden, und welche Aktionen wo möglich sind.

Technische Details zum Kundenprozess (Checkout) stehen in ORDER_PROCESS.md. Login und Admin-Konten: ADMIN_SYSTEM.md.

Admin-Seiten im Überblick

Fünf Seiten sind für die Bestellbearbeitung relevant:

Seite	Datei	Rolle für Operatoren
Dashboard	`admin/index.php`	Tagesübersicht, offene Arbeit, Statistik
Bestellliste	`admin/orders.php`	Suchen, filtern, alle Bestellungen finden
Bestelldetail	`admin/order.php`	Positionen bearbeiten, stornieren
Nachbestellungen	`admin/backorders.php`	Externe Bestellung und Lieferung verwalten
Namensschilder	`admin/nametags.php`	Sammelübersicht aller Namensschild-Positionen

Weitere Admin-Seiten (Produkte, Einstellungen, Admins) haben keinen Bezug zu Bestellstatus oder -anzeige. Kategorien, FAQ und Organisationen werden als Abschnitte innerhalb von Einstellungen (admin/settings.php) gepflegt.

Zwei unabhängige Status-Dimensionen

Eine Bestellung hat keinen einzelnen Status, sondern mehrere Felder, die unabhängig voneinander wirken:

flowchart TB
    subgraph orderLevel [Bestellung]
        opStatus["status"]
    end
    subgraph lineLevel [Position]
        backorder["backorder_status"]
        processed["is_processed"]
    end
    backorder --> processed

Bestellung — Bearbeitung (status): Wie weit ist die Abarbeitung insgesamt? Wird automatisch aus den Positionen berechnet (open, partial, processed) oder manuell gesetzt (cancelled).
Position — Nachbestellung (backorder_status): Liegt der Artikel auf Lager oder muss extern nachbestellt werden?
Position — Bearbeitet (is_processed): Wurde diese Position ausgegeben/abarbeitet?

In Tabellen und Listen erscheint ein Anzeige-Label (z. B. „Offen" oder „Teilweise bearbeitet"). Die Nachbestellung wird auf Positionsebene geführt und erscheint zusätzlich als Badge „Nachbestellung" auf der Detailseite, wenn mindestens eine Position einen Nachbestell-Status hat.

Bestellstatus — was Operatoren sehen

Anzeige-Label in Listen und Dashboard

Das sichtbare Label folgt einer festen Priorität. Höhere Priorität überschreibt niedrigere:

Anzeige-Label	Bedingung	Bedeutung für Operatoren
Storniert	Bestellung storniert	Bestellung ist ungültig; nur „Stornierung aufheben" möglich
Bearbeitet	Alle Positionen bearbeitet	Bestellung abgeschlossen
Teilweise bearbeitet	Mindestens eine, nicht alle Positionen bearbeitet	Bestellung in Arbeit
Offen	Sonst	Noch keine Position bearbeitet

Auf der Detailseite ist ggf. sichtbar: Zeitpunkt der internen Weiterleitung (admin_notified_at).

Interner Bearbeitungsstatus der Bestellung

Wert	Bedeutung	Wie gesetzt
`open`	Keine Position bearbeitet	Automatisch
`partial`	Einige Positionen bearbeitet	Automatisch
`processed`	Alle Positionen bearbeitet	Automatisch
`cancelled`	Bestellung storniert	Manuell durch Operator

Stornierte Bestellungen werden nicht automatisch aus Positionen neu berechnet. Nach „Stornierung aufheben" wird der Status wieder aus den Positionen abgeleitet.

Positionsstatus — Bearbeitung und Nachbestellung

Bearbeitet (`is_processed`)

Pro Position auf der Bestelldetail-Seite umschaltbar: „Als bearbeitet markieren" / „Als offen markieren".
Steuert den Bestellstatus automatisch: keine Position bearbeitet → Offen; alle → Bearbeitet; dazwischen → Teilweise bearbeitet.

Nachbestellung (`backorder_status`)

Wert	Anzeige-Label	Bedeutung
(leer)	—	Normale offene Position (Lager/Abgabe)
`to_be_backordered`	Nachzubestellen	Position muss extern nachbestellt werden
`ordered`	Wartet auf Lieferung	Extern bestellt, Lieferung steht aus

Manuelle Nachbestellungen (data/manual_backorders.json): Gleicher Ablauf wie bei Bestellpositionen, aber ohne Kundenbestellung — nur auf der Seite Nachbestellungen sichtbar und verwaltbar.

Wo erscheint was?

Dashboard (`admin/index.php`)

Statistik-Karten

Karte	Was gezählt wird
Offen	Bestellungen mit operativem Status `open`
Teilweise bearbeitet	`status = partial`
Bearbeitet	`status = processed`
Storniert	`status = cancelled`
Nachbestellung	Summe aller Positionen in `to_be_backordered` oder `ordered` (inkl. manueller Nachbestellungen)

„Bestellungen mit Aktion erforderlich" (max. 5)

Eine Bestellung erscheint hier nur, wenn:

Das Anzeige-Label Offen oder Teilweise bearbeitet ist (nicht Bearbeitet, nicht Storniert), und
Mindestens eine Position existiert, die nicht bearbeitet ist und keinen Nachbestell-Status hat (to_be_backordered / ordered).

Bestellungen, bei denen alle offenen Positionen nur noch Nachbestell-Status haben, erscheinen nicht (Weiterbearbeitung über Nachbestellungen).

Spalte Nachbestellung: Zusammenfassung der Nachbestell-Status aller offenen Positionen (-, ein Status-Badge, oder Gemischt).

Sortierung: neueste zuerst.

„Offene Positionen"

Eine Position erscheint hier nur, wenn:

Die zugehörige Bestellung das Label Offen oder Teilweise bearbeitet hat, und
Die Position nicht bearbeitet ist und keinen Nachbestell-Status hat.

Positionen mit Nachzubestellen oder Wartet auf Lieferung erscheinen nur unter Nachbestellungen.

Sortierung: älteste zuerst (FIFO-Arbeitsliste).

Bulk-Aktionen für Nachbestellungen (als bestellt markieren, Lieferung eingetroffen) bleiben auf Nachbestellungen; das Dashboard dient der Übersicht und dem Sprung zur Bestelldetailseite.

Bestellliste (`admin/orders.php`)

Filter und Suchfeld (Bestellnummer):

Filter	Was angezeigt wird
Alle	Alle Bestellungen
Offen	`status = open`
Teilweise bearbeitet	`status = partial`
Bearbeitet	`status = processed`
Storniert	`status = cancelled`

Die Status-Spalte zeigt das Anzeige-Label aus dem operativen Bestellstatus.

Bestelldetail (`admin/order.php`)

Jede Bestellung ist immer über die Bestellliste oder Dashboard-Links erreichbar — unabhängig vom Status.

Aktion	Wann sichtbar / erlaubt
Als bearbeitet / offen markieren	Bestellung nicht storniert
Als Nachbestellung markieren / aufheben	Bestellung nicht storniert; nur Wechsel zwischen (leer) und Nachzubestellen — nicht von Wartet auf Lieferung
Bestellung stornieren	Nicht storniert; nicht vollständig Bearbeitet; löscht auf allen Positionen Nachbestell-Status und zugehörige Zeitstempel
Stornierung aufheben	Bestellung storniert

Zusätzliches Badge „Nachbestellung", wenn mindestens eine Position einen Nachbestell-Status hat (nicht bei stornierten Bestellungen, sofern beim Stornieren zurückgesetzt).

Bearbeitet + Nachbestellung: „Als bearbeitet markieren" löscht den Nachbestell-Status der Position sowie backordered_at und ordered_at. Eine bearbeitete Position gilt als ausgeliefert und darf nicht länger in den Nachbestellungen hängen. Umgekehrt: Nachzubestellen kann nicht auf bereits bearbeitete Positionen gesetzt werden.

Bewusste Entscheidung (2026-08-02): Bis v1.3.14 blieb der Nachbestell-Status beim Bearbeiten erhalten, damit z. B. eine Retoure die Kundenbestellung abdecken konnte, während die Nachbestellung weiter auf Lieferantenware wartete. Dieser Fall wird nicht mehr unterstützt — die Kombination bearbeitet + Nachbestell-Status erzeugte Einträge in den Nachbestellungen, die von der Namensschilder-Seite aus nicht mehr auflösbar waren. Wer Lieferantenware ohne Kundenbezug nachverfolgen will, nutzt eine manuelle Nachbestellung.

Das Zurückschalten auf offen stellt den vorherigen Nachbestell-Status nicht wieder her; er muss neu gesetzt werden.

Positionen im Status Wartet auf Lieferung (ordered): Kein Nachbestell-Toggle auf der Detailseite — Weiterbearbeitung nur über Nachbestellungen („Lieferung eingetroffen").

Nachbestellungen (`admin/backorders.php`)

Was erscheint in der Liste?

Alle manuellen Nachbestell-Einträge mit Status Nachzubestellen oder Wartet auf Lieferung.
Bestellpositionen mit Nachbestell-Status, ausgenommen stornierte Bestellungen und ausgenommen bereits bearbeitete Positionen.

Positionen werden nach Produkt und Größe gruppiert. Spalten Nachzubestellen und Wartet auf Lieferung werden getrennt gezählt.

Bulk-Aktionen (FIFO — älteste zuerst)

Kandidaten und Anzeige-Reihenfolge nutzen dieselbe Sortierung nach sort_at (u. a. backordered_at / ordered_at, sonst Bestelldatum).

Aktion	Wirkung
Als bestellt markieren	Verschiebt N Positionen von Nachzubestellen → Wartet auf Lieferung
Lieferung eingetroffen	Setzt N Positionen von Wartet auf Lieferung → (leer); Position bleibt offen zur normalen Abarbeitung auf der Detailseite

Manuelle Nachbestellungen können über ein Formular auf derselben Seite hinzugefügt werden.

Namensschilder (`admin/nametags.php`)

Seit v1.3.13 gibt es kein eigenes Datenmodell für Namensschilder mehr (das frühere data/nametags.json und die Konstante NAMETAGS_FILE sind entfallen). Namensschilder sind ganz normale Bestellpositionen; die Seite ist reine Sammelübersicht, damit Operatoren nicht jede Bestellung einzeln nach offenen Namensschildern durchsuchen müssen.

Erkennung: Eine Position gilt als Namensschild, wenn ihr product_name exakt dem Einstellungswert nametag_product_name entspricht (Standard: „Namensschild"). Der Personenname in der Tabelle ist der customer_name der Bestellung.

Die beiden Tabellen lesen denselben backorder_status wie die Nachbestellungen:

Tabelle	Bedingung
Ausstehende Bestellungen	`backorder_status` ist (leer) oder Nachzubestellen
Bestellt, wartet auf Lieferung	`backorder_status` ist Wartet auf Lieferung

Bearbeitete Positionen (is_processed) erscheinen in keiner der beiden Tabellen.

Bewusste Design-Entscheidungen — bitte nicht „reparieren"

Diese drei Punkte sehen bei jedem frischen Lesen wie Fehler aus, sind aber geprüft und so gewollt (Stand 2026-08-02):

Überschneidung mit den Nachbestellungen ist beabsichtigt. Ein als bestellt markiertes Namensschild erscheint zusätzlich unter Nachbestellungen und kann dort auch per Massenaktion weiterbearbeitet werden. Beide Seiten arbeiten bewusst auf demselben Feld.
Zuordnung über den Produktnamen ist ein akzeptierter Kompromiss. Wird das Produkt im Katalog umbenannt, ohne nametag_product_name mitzuziehen, verschwindet die gesamte Namensschild-Historie aus der Übersicht. Kein Wechsel auf product_id ohne Rücksprache.
„Lieferung eingetroffen" setzt das Namensschild zurück in die Tabelle „Ausstehende Bestellungen". Grund: gelieferte und nie bestellte Positionen haben denselben leeren backorder_status. Der abschließende Schritt ist „Als bearbeitet markieren" — erst dann verschwindet die Position aus beiden Tabellen und aus den Nachbestellungen. Kein zusätzlicher Zwischenstatus („liegt zur Ausgabe bereit") ohne Rücksprache.

Sichtbarkeits-Matrix

Übersicht: Wo erscheint ein Zustand?

Zustand / Bedingung	Dashboard-Statistik	Aktion erforderlich	Offene Positionen	Bestellliste-Filter	Bestelldetail	Nachbestellungen
Offen	Offen	Ja*, wenn offene Positionen ohne NB	Ja*, nur Positionen ohne NB	Offen, Alle	Ja, bearbeitbar	Ja, wenn NB markiert
Teilweise bearbeitet	Teilweise	Ja*, wenn offene Positionen ohne NB	Ja*, nur Positionen ohne NB	Teilweise, Alle	Ja, bearbeitbar	Ja, wenn NB markiert
Bearbeitet	Bearbeitet	—	—	Bearbeitet, Alle	Ja (nur Ansehen)	— (NB-Status wird beim Bearbeiten gelöscht)
Storniert	Storniert	—	—	Storniert, Alle	Ja (Stornierung aufheben)	—
Position Nachzubestellen	In NB-Statistik	Position ausgeblendet	Position ausgeblendet	Bestellung in Liste	Toggle auf Detail	Ja
Position Wartet auf Lieferung	In NB-Statistik	Position ausgeblendet	Position ausgeblendet	Bestellung in Liste	Kein Toggle auf Detail	Ja
Nur NB-Positionen, Bestellung operativ Offen	Offen	— (keine qualif. Position)	—	Alle, Offen	Ja	Ja
Manuelle Nachbestellung	In NB-Statistik	—	—	—	—	Ja

NB = Nachbestell-Status. „Ja" = nur für unverarbeitete Positionen ohne Nachbestell-Status (Bestellungen: mindestens eine solche Position; Positionen: jede Zeile einzeln).

Typische Operator-Workflows

1. Neue Bestellung abarbeiten

Dashboard → „Offene Positionen" oder „Bestellungen mit Aktion erforderlich" prüfen.
Details öffnen.
Pro Position „Als bearbeitet markieren", sobald ausgegeben.
Wenn alle Positionen bearbeitet: Status wechselt automatisch zu Bearbeitet.

2. Artikel nicht auf Lager (Nachbestellung)

Bestelldetail → Position „Als Nachbestellung markieren" (Status: Nachzubestellen).
Position verschwindet aus Dashboard-Listen.
Nachbestellungen → gruppiert nach Produkt/Größe → „Als bestellt markieren" (extern bestellt).
Nach Lieferung: „Lieferung eingetroffen" → Position wieder normal offen.

Zurück auf Bestelldetail → „Als bearbeitet markieren".

stateDiagram-v2
direction LR
state backorder {
    none --> toBeBackordered: Detail markieren
    toBeBackordered --> ordered: Nachbestellungen bestellt
    ordered --> none: Lieferung eingetroffen
    toBeBackordered --> none: Detail aufheben
    ordered --> none: Als bearbeitet markieren
    toBeBackordered --> none: Als bearbeitet markieren
}

3. Manuelle Nachbestellung (ohne Kundenbestellung)

Nachbestellungen → Formular „Manuelle Nachbestellung".
Produkt, Größe, Anzahl wählen.
Weiter wie Workflow 2 (bestellt → geliefert).

4. Bestellung stornieren

Bestelldetail → „Bestellung stornieren" (nicht möglich bei Status Bearbeitet).
Optional Stornogrund angeben.
Stornierte Bestellungen: Filter Storniert in der Bestellliste; Stornierung aufheben auf der Detailseite.

Einstellungen mit Einfluss auf neue Bestellungen

Unter Einstellungen (admin/settings.php) im Abschnitt Allgemein:

Empfängeradresse für interne Bestellmails
PDF an interne Bestell-E-Mails anhängen
Artikelname für Namensschilder

Die Seite ist in Abschnitte gegliedert (in dieser Reihenfolge): Kategorien, FAQ, Organisationen, Allgemein, Backups, Updater und — nur für das Konto admin — Lokale Konfiguration. Kategorien, FAQ und Organisationen haben keine eigenen Seiten mehr.

Bekannte Unstimmigkeiten

Die folgenden Punkte sind keine Bedienanleitung, sondern dokumentierte bewusste Einschränkungen. Sie wirken beim Lesen des Codes wie Fehler, sind aber geprüft und so gewollt — bitte nicht ohne Rücksprache „korrigieren".

Status „Wartet auf Lieferung" nicht auf Detailseite änderbar
Bewusste Trennung: Weiterführung nur über Nachbestellungen. Operatoren, die nur die Detailseite nutzen, finden keinen Button dafür.
Namensschilder erscheinen zusätzlich unter Nachbestellungen
Beide Seiten arbeiten bewusst auf demselben backorder_status. admin/nametags.php ist nur eine Sammelübersicht, kein eigenes Datenmodell.
„Lieferung eingetroffen" stellt ein Namensschild zurück in „Ausstehende Bestellungen"
Geliefert und nie bestellt teilen sich denselben leeren backorder_status. Abschließender Schritt ist „Als bearbeitet markieren". Kein zusätzlicher Zwischenstatus ohne Rücksprache.
Namensschilder werden über den Produktnamen erkannt, nicht über product_id
Akzeptierter Kompromiss. Ein Umbenennen des Katalogprodukts ohne Anpassung von nametag_product_name blendet die gesamte Historie aus.
„Als bearbeitet markieren" löscht den Nachbestell-Status unwiderruflich
Das Zurückschalten auf offen stellt ihn nicht wieder her. Siehe Abschnitt Bestelldetail.

Querverweise

ORDER_PROCESS.md — Gesamtprozess von Bestellung bis Abarbeitung, technische Abläufe
ADMIN_SYSTEM.md — Admin-Login und Kontenverwaltung
CONFIG_REFERENCE.md — Konfigurationsoptionen (sofern relevant für Betrieb)

ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md 17 KB Historik Rå