Bestellportal Dokumentation

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Bestellungen im Admin-Bereich bearbeiten.

Für technische Details siehe ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md.

Die wichtigsten Seiten

Seite	Wofür Sie sie nutzen
Dashboard	Schneller Überblick: Was ist offen? Was muss heute erledigt werden?
Bestellliste	Alle Bestellungen suchen und filtern
Bestelldetail	Einzelne Bestellung öffnen, Positionen abhaken, stornieren
Nachbestellungen	Artikel, die extern nachbestellt werden müssen
Namensschilder	Sammelübersicht aller bestellten Namensschilder mit Personennamen
Einstellungen	E-Mail-Adresse für interne Bestellbenachrichtigungen, PDF-Anhang

Produkte und Admin-Konten haben nichts direkt mit dem Bestellstatus zu tun — dort pflegen Sie Inhalte und Zugänge. Kategorien, FAQ und Organisationen pflegen Sie als Abschnitte auf der Seite Einstellungen.

Zwei Dinge pro Bestellung im Kopf behalten

Jede Bestellung hat zwei getrennte Informationen:

Wie weit ist die Bestellung insgesamt? Offen → Teilweise erledigt → Erledigt (oder: Storniert)
Braucht ein einzelner Artikel eine Nachbestellung beim Lieferanten? Das gilt pro Position, nicht für die ganze Bestellung.

Beides läuft weitgehend unabhängig voneinander — mit einer Ausnahme: Sobald Sie eine Position als bearbeitet markieren, gilt sie als ausgegeben und ein eventueller Nachbestell-Hinweis wird dabei gelöscht.

Status einer Bestellung — was die Bezeichnungen bedeuten

In Listen und auf dem Dashboard sehen Sie eines dieser Labels:

Label	Bedeutung
Offen	Noch nichts ausgegeben — alles steht aus
Teilweise bearbeitet	Einige Artikel sind schon raus, andere noch nicht
Bearbeitet	Alles ausgegeben — Bestellung abgeschlossen
Storniert	Bestellung ist ungültig; nur noch „Stornierung aufheben“ möglich

Storniert hat immer Vorrang vor allen anderen Anzeigen.

Status einer einzelnen Position

Ausgegeben oder noch offen?

Auf der Bestelldetail-Seite markieren Sie jede Position als bearbeitet (ausgegeben) oder offen.
Der Gesamtstatus der Bestellung passt sich automatisch an:
- Keine Position erledigt → Offen
- Alle erledigt → Bearbeitet
- Dazwischen → Teilweise bearbeitet

Nachbestellung nötig?

Anzeige	Bedeutung	Was Sie tun
(kein Hinweis)	Artikel ist normal offen — aus Lager abgeben	Auf Bestelldetail ausgeben und abhaken
Nachzubestellen	Artikel fehlt — muss extern bestellt werden	Auf Seite Nachbestellungen weiterbearbeiten
Wartet auf Lieferung	Beim Lieferanten bestellt — Lieferung steht aus	Auf Nachbestellungen warten, bis Ware da ist

Manuelle Nachbestellungen sind Artikel, die Sie ohne Kundenbestellung selbst nachbestellen (z. B. Lagerauffüllung). Sie erscheinen nur unter Nachbestellungen.

Wo finde ich was?

Dashboard

Zählkarten oben

Offen, Teilweise bearbeitet, Bearbeitet, Storniert — Anzahl Bestellungen je Status
Nachbestellung — wie viele Positionen gerade nachbestellt werden oder auf Lieferung warten

„Bestellungen mit Aktion erforderlich“

Zeigt bis zu 5 Bestellungen, bei denen auf der Bestelldetailseite noch etwas zu tun ist (Ausgabe, Nachbestellung markieren usw.)
Nur Bestellungen mit mindestens einer noch nicht ausgegebenen Position ohne Nachbestell-Status
Liegen nur noch Positionen mit Nachbestell-Status offen, erscheint die Bestellung hier nicht — weiter unter Nachbestellungen

„Offene Positionen“

Ihre Arbeitsliste: einzelne Artikel, die noch ausgegeben werden müssen
Älteste zuerst — gut zum systematischen Abarbeiten
Auch hier: Positionen in Nachbestellung erscheinen nicht

Bestellliste

Suchen nach Bestellnummer
Filtern nach: Alle, Offen, Teilweise bearbeitet, Bearbeitet, Storniert

Bestelldetail

Hier bearbeiten Sie eine konkrete Bestellung:

Aktion	Wann möglich
Position als bearbeitet / offen markieren	Bestellung nicht storniert
Als Nachbestellung markieren / aufheben	Bestellung nicht storniert; nur solange noch nicht „Wartet auf Lieferung“
Bestellung stornieren	Nicht storniert und noch nicht vollständig erledigt
Stornierung aufheben	Bestellung ist storniert

Hinweise:

„Als bearbeitet markieren“ entfernt einen vorhandenen Nachbestell-Hinweis. Die Position verschwindet damit auch aus Nachbestellungen und Namensschilder. Setzen Sie sie wieder auf offen, ist der Nachbestell-Hinweis nicht zurück — Sie müssen ihn neu setzen.
„Als Nachbestellung markieren“ geht nicht bei schon ausgegebenen Positionen.
Status „Wartet auf Lieferung“ ändern Sie nur auf der Seite Nachbestellungen (nicht auf der Detailseite).

Nachbestellungen

Alle Positionen, die nachbestellt werden müssen oder auf Lieferung warten
Nach Produkt und Größe gruppiert — praktisch zum Sammelbestellen beim Lieferanten
Manuelle Nachbestellung hinzufügen über das Formular auf derselben Seite

Massenaktionen (älteste zuerst):

Aktion	Wirkung
Als bestellt markieren	Extern bestellt → Status wird „Wartet auf Lieferung“
Lieferung eingetroffen	Ware ist da → Position ist wieder normal offen zur Ausgabe

Namensschilder

Sammelübersicht aller Namensschild-Positionen aus allen Bestellungen, mit dem Namen der Person — damit Sie nicht jede Bestellung einzeln durchsuchen müssen. Welcher Artikel als Namensschild zählt, stellen Sie unter Einstellungen → Artikelname für Namensschilder ein; der Name muss exakt dem Produktnamen im Katalog entsprechen.

Namensschilder sind normale Bestellpositionen. Sie erscheinen deshalb zusätzlich unter Nachbestellungen, sobald sie bestellt sind — das ist so gewollt, Sie können sie auf beiden Seiten weiterbearbeiten.

Wichtig zum Ablauf: „Lieferung eingetroffen“ schiebt das Namensschild zurück in die Liste Ausstehende Bestellungen — die Seite kann „geliefert“ und „noch nicht bestellt“ nicht unterscheiden. Der letzte Schritt ist immer „Als bearbeitet markieren“, sobald das Schild ausgegeben ist. Erst dann verschwindet es aus allen Listen.

Typische Abläufe — Schritt für Schritt

Neue Bestellung ausgeben

Dashboard → „Offene Positionen“ oder „Bestellungen mit Aktion erforderlich“
Bestellung öffnen (Details)
Jede Position „Als bearbeitet markieren", sobald der Artikel raus ist
Sind alle Positionen erledigt, steht die Bestellung automatisch auf Bearbeitet

Artikel nicht auf Lager

Bestelldetail → Position „Als Nachbestellung markieren"
Position verschwindet aus den Dashboard-Arbeitslisten
Nachbestellungen → beim Lieferanten bestellen → „Als bestellt markieren"
Ware angekommen → „Lieferung eingetroffen"
Zurück auf Bestelldetail → Artikel ausgeben → „Als bearbeitet markieren"

Lager auffüllen (ohne Kundenbestellung)

Nachbestellungen → Formular „Manuelle Nachbestellung"
Produkt, Größe und Anzahl eintragen
Weiter wie oben: bestellen → Lieferung → ggf. ausgeben

Bestellung stornieren

Bestelldetail → „Bestellung stornieren" (nicht möglich, wenn schon vollständig erledigt)
Optional einen Grund angeben
Stornierte Bestellungen finden Sie in der Bestellliste unter Filter Storniert
Fehler? „Stornierung aufheben" auf der Detailseite

Einstellungen (Grundkonfiguration)

Unter Einstellungen können Sie anpassen:

Kategorien — Produktkategorien anlegen, umbenennen, löschen (Abschnitt ganz oben)
FAQ — FAQ-Inhalt (Markdown) und Text auf der Startseite
Organisationen — auswählbare Organisationen inkl. Sortierung und Aktiv-Status
Allgemein — Empfängeradresse für interne Bestellmails, PDF-Anhang ja/nein, Artikelname für Namensschilder
Backups, Updater und (nur für das Konto admin) Lokale Konfiguration

Kurz-Übersicht: Wo verschwindet eine Position?

Situation	Dashboard „Offene Positionen“	Nachbestellungen
Normal offen, noch nicht ausgegeben	Ja	Nein
Nachzubestellen	Nein	Ja
Wartet auf Lieferung	Nein	Ja
Schon ausgegeben	Nein	Nein (Nachbestell-Hinweis wird dabei gelöscht)
Bestellung storniert	Nein	Nein

Wenn etwas unerwartet wirkt

Position fehlt auf dem Dashboard, Bestellung ist aber offen
Wahrscheinlich ist sie als Nachbestellung markiert oder wartet auf Lieferung → Nachbestellungen prüfen.
„Wartet auf Lieferung“ lässt sich auf der Detailseite nicht ändern
Das ist beabsichtigt. Weiterbearbeitung nur über Nachbestellungen.
Bestellung kann nicht storniert werden
Entweder ist sie schon vollständig Bearbeitet, oder sie ist bereits storniert.

Weitere Dokumentation

ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md — ausführliche Beschreibung für Operatoren und technische Details
ADMIN_SYSTEM.md — Anmeldung und Admin-Konten
ORDER_PROCESS.md — Ablauf aus Kundensicht (Bestellung aufgeben)

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