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Bestellportal Dokumentation

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Bestellungen im Admin-Bereich bearbeiten.

Für technische Details siehe ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md.

Die wichtigsten Seiten

Seite Wofür Sie sie nutzen
Dashboard Schneller Überblick: Was ist offen? Was muss heute erledigt werden?
Bestellliste Alle Bestellungen suchen und filtern
Bestelldetail Einzelne Bestellung öffnen, Positionen abhaken, stornieren
Nachbestellungen Artikel, die extern nachbestellt werden müssen
Einstellungen E-Mail-Adresse für interne Bestellbenachrichtigungen, PDF-Anhang

Produkte, Kategorien, Organisationen, FAQ und Admin-Konten haben nichts direkt mit dem Bestellstatus zu tun — dort pflegen Sie Inhalte und Zugänge.

Zwei Dinge pro Bestellung im Kopf behalten

Jede Bestellung hat zwei getrennte Informationen:

  1. Wie weit ist die Bestellung insgesamt? Offen → Teilweise erledigt → Erledigt (oder: Storniert)
  2. Braucht ein einzelner Artikel eine Nachbestellung beim Lieferanten? Das gilt pro Position, nicht für die ganze Bestellung.

Beides läuft unabhängig voneinander. Eine Position kann z. B. schon als „ausgegeben“ markiert sein, während gleichzeitig noch auf Lieferantenware gewartet wird.

Status einer Bestellung — was die Bezeichnungen bedeuten

In Listen und auf dem Dashboard sehen Sie eines dieser Labels:

Label Bedeutung
Offen Noch nichts ausgegeben — alles steht aus
Teilweise bearbeitet Einige Artikel sind schon raus, andere noch nicht
Bearbeitet Alles ausgegeben — Bestellung abgeschlossen
Storniert Bestellung ist ungültig; nur noch „Stornierung aufheben“ möglich

Storniert hat immer Vorrang vor allen anderen Anzeigen.

Status einer einzelnen Position

Ausgegeben oder noch offen?

  • Auf der Bestelldetail-Seite markieren Sie jede Position als bearbeitet (ausgegeben) oder offen.
  • Der Gesamtstatus der Bestellung passt sich automatisch an:
    • Keine Position erledigt → Offen
    • Alle erledigt → Bearbeitet
    • Dazwischen → Teilweise bearbeitet

Nachbestellung nötig?

Anzeige Bedeutung Was Sie tun
(kein Hinweis) Artikel ist normal offen — aus Lager abgeben Auf Bestelldetail ausgeben und abhaken
Nachzubestellen Artikel fehlt — muss extern bestellt werden Auf Seite Nachbestellungen weiterbearbeiten
Wartet auf Lieferung Beim Lieferanten bestellt — Lieferung steht aus Auf Nachbestellungen warten, bis Ware da ist

Manuelle Nachbestellungen sind Artikel, die Sie ohne Kundenbestellung selbst nachbestellen (z. B. Lagerauffüllung). Sie erscheinen nur unter Nachbestellungen.

Wo finde ich was?

Dashboard

Zählkarten oben

  • Offen, Teilweise bearbeitet, Bearbeitet, Storniert — Anzahl Bestellungen je Status
  • Nachbestellung — wie viele Positionen gerade nachbestellt werden oder auf Lieferung warten

„Letzte offene Bestellungen“

  • Zeigt bis zu 5 Bestellungen, die noch Arbeit brauchen
  • Nur Bestellungen mit mindestens einer noch nicht ausgegebenen Position
  • Positionen mit Nachbestell-Status zählen hier nicht — die bearbeiten Sie unter Nachbestellungen

„Offene Positionen“

  • Ihre Arbeitsliste: einzelne Artikel, die noch ausgegeben werden müssen
  • Älteste zuerst — gut zum systematischen Abarbeiten
  • Auch hier: Positionen in Nachbestellung erscheinen nicht

Bestellliste

  • Suchen nach Bestellnummer
  • Filtern nach: Alle, Offen, Teilweise bearbeitet, Bearbeitet, Storniert

Bestelldetail

Hier bearbeiten Sie eine konkrete Bestellung:

Aktion Wann möglich
Position als bearbeitet / offen markieren Bestellung nicht storniert
Als Nachbestellung markieren / aufheben Bestellung nicht storniert; nur solange noch nicht „Wartet auf Lieferung“
Bestellung stornieren Nicht storniert und noch nicht vollständig erledigt
Stornierung aufheben Bestellung ist storniert

Hinweise:

  • „Als bearbeitet markieren“ entfernt nicht automatisch einen Nachbestell-Hinweis.
  • „Als Nachbestellung markieren“ geht nicht bei schon ausgegebenen Positionen.
  • Status „Wartet auf Lieferung“ ändern Sie nur auf der Seite Nachbestellungen (nicht auf der Detailseite).

Nachbestellungen

  • Alle Positionen, die nachbestellt werden müssen oder auf Lieferung warten
  • Nach Produkt und Größe gruppiert — praktisch zum Sammelbestellen beim Lieferanten
  • Manuelle Nachbestellung hinzufügen über das Formular auf derselben Seite

Massenaktionen (älteste zuerst):

Aktion Wirkung
Als bestellt markieren Extern bestellt → Status wird „Wartet auf Lieferung“
Lieferung eingetroffen Ware ist da → Position ist wieder normal offen zur Ausgabe

Typische Abläufe — Schritt für Schritt

Neue Bestellung ausgeben

  1. Dashboard → „Offene Positionen“ oder „Letzte offene Bestellungen“
  2. Bestellung öffnen (Details)
  3. Jede Position „Als bearbeitet markieren", sobald der Artikel raus ist
  4. Sind alle Positionen erledigt, steht die Bestellung automatisch auf Bearbeitet

Artikel nicht auf Lager

  1. Bestelldetail → Position „Als Nachbestellung markieren"
  2. Position verschwindet aus den Dashboard-Arbeitslisten
  3. Nachbestellungen → beim Lieferanten bestellen → „Als bestellt markieren"
  4. Ware angekommen → „Lieferung eingetroffen"
  5. Zurück auf Bestelldetail → Artikel ausgeben → „Als bearbeitet markieren"

Lager auffüllen (ohne Kundenbestellung)

  1. Nachbestellungen → Formular „Manuelle Nachbestellung"
  2. Produkt, Größe und Anzahl eintragen
  3. Weiter wie oben: bestellen → Lieferung → ggf. ausgeben

Bestellung stornieren

  1. Bestelldetail → „Bestellung stornieren" (nicht möglich, wenn schon vollständig erledigt)
  2. Optional einen Grund angeben
  3. Stornierte Bestellungen finden Sie in der Bestellliste unter Filter Storniert
  4. Fehler? „Stornierung aufheben" auf der Detailseite

Einstellungen (Grundkonfiguration)

Unter Einstellungen können Sie anpassen:

  • Empfängeradresse für interne Bestellmails — wohin Benachrichtigungen über neue Bestellungen gehen
  • PDF an interne Bestell-E-Mails anhängen — ja/nein

Der Text auf der Startseite wird separat unter FAQ gepflegt.

Kurz-Übersicht: Wo verschwindet eine Position?

Situation Dashboard „Offene Positionen“ Nachbestellungen
Normal offen, noch nicht ausgegeben Ja Nein
Nachzubestellen Nein Ja
Wartet auf Lieferung Nein Ja
Schon ausgegeben Nein Nein (außer Nachbestell-Hinweis bleibt bestehen)
Bestellung storniert Nein Nein

Wenn etwas unerwartet wirkt

  • Position fehlt auf dem Dashboard, Bestellung ist aber offen
    Wahrscheinlich ist sie als Nachbestellung markiert oder wartet auf Lieferung → Nachbestellungen prüfen.
  • „Wartet auf Lieferung“ lässt sich auf der Detailseite nicht ändern
    Das ist beabsichtigt. Weiterbearbeitung nur über Nachbestellungen.
  • Bestellung kann nicht storniert werden
    Entweder ist sie schon vollständig Bearbeitet, oder sie ist bereits storniert.

Weitere Dokumentation