Admin Business Logic — Leitfaden für Operatoren

Dieses Dokument beschreibt die Geschäftslogik der Bestellverwaltung im Admin-Bereich. Es richtet sich an Operatoren, die Bestellungen im Alltag bearbeiten: Welche Status es gibt, was sie bedeuten, wo Bestellungen und Positionen angezeigt werden, und welche Aktionen wo möglich sind.

Technische Details zum Kundenprozess (Checkout) stehen in ORDER_PROCESS.md. Login und Admin-Konten: ADMIN_SYSTEM.md.

Admin-Seiten im Überblick

Vier Seiten sind für die Bestellbearbeitung relevant:

Seite	Datei	Rolle für Operatoren
Dashboard	`admin/index.php`	Tagesübersicht, offene Arbeit, Statistik
Bestellliste	`admin/orders.php`	Suchen, filtern, alle Bestellungen finden
Bestelldetail	`admin/order.php`	Positionen bearbeiten, stornieren
Nachbestellungen	`admin/backorders.php`	Externe Bestellung und Lieferung verwalten

Weitere Admin-Seiten (Produkte, Kategorien, Organisationen, FAQ, Einstellungen, Admins) haben keinen Bezug zu Bestellstatus oder -anzeige.

Zwei unabhängige Status-Dimensionen

Eine Bestellung hat keinen einzelnen Status, sondern mehrere Felder, die unabhängig voneinander wirken:

flowchart TB
    subgraph orderLevel [Bestellung]
        opStatus["status"]
    end
    subgraph lineLevel [Position]
        backorder["backorder_status"]
        processed["is_processed"]
    end
    backorder --> processed

Bestellung — Bearbeitung (status): Wie weit ist die Abarbeitung insgesamt? Wird automatisch aus den Positionen berechnet (open, partial, processed) oder manuell gesetzt (cancelled).
Position — Nachbestellung (backorder_status): Liegt der Artikel auf Lager oder muss extern nachbestellt werden?
Position — Bearbeitet (is_processed): Wurde diese Position ausgegeben/abarbeitet?

In Tabellen und Listen erscheint ein Anzeige-Label (z. B. „Offen" oder „Teilweise bearbeitet"). Die Nachbestellung wird auf Positionsebene geführt und erscheint zusätzlich als Badge „Nachbestellung" auf der Detailseite, wenn mindestens eine Position einen Nachbestell-Status hat.

Bestellstatus — was Operatoren sehen

Anzeige-Label in Listen und Dashboard

Das sichtbare Label folgt einer festen Priorität. Höhere Priorität überschreibt niedrigere:

Anzeige-Label	Bedingung	Bedeutung für Operatoren
Storniert	Bestellung storniert	Bestellung ist ungültig; nur „Stornierung aufheben" möglich
Bearbeitet	Alle Positionen bearbeitet	Bestellung abgeschlossen
Teilweise bearbeitet	Mindestens eine, nicht alle Positionen bearbeitet	Bestellung in Arbeit
Offen	Sonst	Noch keine Position bearbeitet

Auf der Detailseite ist ggf. sichtbar: Zeitpunkt der internen Weiterleitung (admin_notified_at).

Interner Bearbeitungsstatus der Bestellung

Wert	Bedeutung	Wie gesetzt
`open`	Keine Position bearbeitet	Automatisch
`partial`	Einige Positionen bearbeitet	Automatisch
`processed`	Alle Positionen bearbeitet	Automatisch
`cancelled`	Bestellung storniert	Manuell durch Operator

Stornierte Bestellungen werden nicht automatisch aus Positionen neu berechnet. Nach „Stornierung aufheben" wird der Status wieder aus den Positionen abgeleitet.

Positionsstatus — Bearbeitung und Nachbestellung

Bearbeitet (`is_processed`)

Pro Position auf der Bestelldetail-Seite umschaltbar: „Als bearbeitet markieren" / „Als offen markieren".
Steuert den Bestellstatus automatisch: keine Position bearbeitet → Offen; alle → Bearbeitet; dazwischen → Teilweise bearbeitet.

Nachbestellung (`backorder_status`)

Wert	Anzeige-Label	Bedeutung
(leer)	—	Normale offene Position (Lager/Abgabe)
`to_be_backordered`	Nachzubestellen	Position muss extern nachbestellt werden
`ordered`	Wartet auf Lieferung	Extern bestellt, Lieferung steht aus

Manuelle Nachbestellungen (data/manual_backorders.json): Gleicher Ablauf wie bei Bestellpositionen, aber ohne Kundenbestellung — nur auf der Seite Nachbestellungen sichtbar und verwaltbar.

Wo erscheint was?

Dashboard (`admin/index.php`)

Statistik-Karten

Karte	Was gezählt wird
Offen	Bestellungen mit operativem Status `open`
Teilweise bearbeitet	`status = partial`
Bearbeitet	`status = processed`
Storniert	`status = cancelled`
Nachbestellung	Summe aller Positionen in `to_be_backordered` oder `ordered` (inkl. manueller Nachbestellungen)

„Bestellungen mit Aktion erforderlich" (max. 5)

Eine Bestellung erscheint hier nur, wenn:

Das Anzeige-Label Offen oder Teilweise bearbeitet ist (nicht Bearbeitet, nicht Storniert), und
Mindestens eine Position existiert, die nicht bearbeitet ist und keinen Nachbestell-Status hat (to_be_backordered / ordered).

Bestellungen, bei denen alle offenen Positionen nur noch Nachbestell-Status haben, erscheinen nicht (Weiterbearbeitung über Nachbestellungen).

Spalte Nachbestellung: Zusammenfassung der Nachbestell-Status aller offenen Positionen (-, ein Status-Badge, oder Gemischt).

Sortierung: neueste zuerst.

„Offene Positionen"

Eine Position erscheint hier nur, wenn:

Die zugehörige Bestellung das Label Offen oder Teilweise bearbeitet hat, und
Die Position nicht bearbeitet ist und keinen Nachbestell-Status hat.

Positionen mit Nachzubestellen oder Wartet auf Lieferung erscheinen nur unter Nachbestellungen.

Sortierung: älteste zuerst (FIFO-Arbeitsliste).

Bulk-Aktionen für Nachbestellungen (als bestellt markieren, Lieferung eingetroffen) bleiben auf Nachbestellungen; das Dashboard dient der Übersicht und dem Sprung zur Bestelldetailseite.

Bestellliste (`admin/orders.php`)

Filter und Suchfeld (Bestellnummer):

Filter	Was angezeigt wird
Alle	Alle Bestellungen
Offen	`status = open`
Teilweise bearbeitet	`status = partial`
Bearbeitet	`status = processed`
Storniert	`status = cancelled`

Die Status-Spalte zeigt das Anzeige-Label aus dem operativen Bestellstatus.

Bestelldetail (`admin/order.php`)

Jede Bestellung ist immer über die Bestellliste oder Dashboard-Links erreichbar — unabhängig vom Status.

Aktion	Wann sichtbar / erlaubt
Als bearbeitet / offen markieren	Bestellung nicht storniert
Als Nachbestellung markieren / aufheben	Bestellung nicht storniert; nur Wechsel zwischen (leer) und Nachzubestellen — nicht von Wartet auf Lieferung
Bestellung stornieren	Nicht storniert; nicht vollständig Bearbeitet; löscht auf allen Positionen Nachbestell-Status und zugehörige Zeitstempel
Stornierung aufheben	Bestellung storniert

Zusätzliches Badge „Nachbestellung", wenn mindestens eine Position einen Nachbestell-Status hat (nicht bei stornierten Bestellungen, sofern beim Stornieren zurückgesetzt).

Bearbeitet + Nachbestellung: Eine Position kann als bearbeitet markiert sein und gleichzeitig einen Nachbestell-Status behalten (z. B. Retoure deckt die Bestellung ab, während die Nachbestellung auf Lieferantenware wartet). „Als bearbeitet markieren" löscht den Nachbestell-Status nicht. Umgekehrt: Nachzubestellen kann nicht auf bereits bearbeitete Positionen gesetzt werden.

Positionen im Status Wartet auf Lieferung (ordered): Kein Nachbestell-Toggle auf der Detailseite — Weiterbearbeitung nur über Nachbestellungen („Lieferung eingetroffen").

Nachbestellungen (`admin/backorders.php`)

Was erscheint in der Liste?

Alle manuellen Nachbestell-Einträge mit Status Nachzubestellen oder Wartet auf Lieferung.
Bestellpositionen mit Nachbestell-Status, ausgenommen stornierte Bestellungen.

Positionen werden nach Produkt und Größe gruppiert. Spalten Nachzubestellen und Wartet auf Lieferung werden getrennt gezählt.

Bulk-Aktionen (FIFO — älteste zuerst)

Kandidaten und Anzeige-Reihenfolge nutzen dieselbe Sortierung nach sort_at (u. a. backordered_at / ordered_at, sonst Bestelldatum).

Aktion	Wirkung
Als bestellt markieren	Verschiebt N Positionen von Nachzubestellen → Wartet auf Lieferung
Lieferung eingetroffen	Setzt N Positionen von Wartet auf Lieferung → (leer); Position bleibt offen zur normalen Abarbeitung auf der Detailseite

Manuelle Nachbestellungen können über ein Formular auf derselben Seite hinzugefügt werden.

Sichtbarkeits-Matrix

Übersicht: Wo erscheint ein Zustand?

Zustand / Bedingung	Dashboard-Statistik	Aktion erforderlich	Offene Positionen	Bestellliste-Filter	Bestelldetail	Nachbestellungen
Offen	Offen	Ja*, wenn offene Positionen ohne NB	Ja*, nur Positionen ohne NB	Offen, Alle	Ja, bearbeitbar	Ja, wenn NB markiert
Teilweise bearbeitet	Teilweise	Ja*, wenn offene Positionen ohne NB	Ja*, nur Positionen ohne NB	Teilweise, Alle	Ja, bearbeitbar	Ja, wenn NB markiert
Bearbeitet	Bearbeitet	—	—	Bearbeitet, Alle	Ja (nur Ansehen)	Ja, wenn NB markiert
Storniert	Storniert	—	—	Storniert, Alle	Ja (Stornierung aufheben)	—
Position Nachzubestellen	In NB-Statistik	Position ausgeblendet	Position ausgeblendet	Bestellung in Liste	Toggle auf Detail	Ja
Position Wartet auf Lieferung	In NB-Statistik	Position ausgeblendet	Position ausgeblendet	Bestellung in Liste	Kein Toggle auf Detail	Ja
Nur NB-Positionen, Bestellung operativ Offen	Offen	— (keine qualif. Position)	—	Alle, Offen	Ja	Ja
Manuelle Nachbestellung	In NB-Statistik	—	—	—	—	Ja

NB = Nachbestell-Status. „Ja" = nur für unverarbeitete Positionen ohne Nachbestell-Status (Bestellungen: mindestens eine solche Position; Positionen: jede Zeile einzeln).

Typische Operator-Workflows

1. Neue Bestellung abarbeiten

Dashboard → „Offene Positionen" oder „Bestellungen mit Aktion erforderlich" prüfen.
Details öffnen.
Pro Position „Als bearbeitet markieren", sobald ausgegeben.
Wenn alle Positionen bearbeitet: Status wechselt automatisch zu Bearbeitet.

2. Artikel nicht auf Lager (Nachbestellung)

Bestelldetail → Position „Als Nachbestellung markieren" (Status: Nachzubestellen).
Position verschwindet aus Dashboard-Listen.
Nachbestellungen → gruppiert nach Produkt/Größe → „Als bestellt markieren" (extern bestellt).
Nach Lieferung: „Lieferung eingetroffen" → Position wieder normal offen.

Zurück auf Bestelldetail → „Als bearbeitet markieren".

stateDiagram-v2
direction LR
state backorder {
    none --> toBeBackordered: Detail markieren
    toBeBackordered --> ordered: Nachbestellungen bestellt
    ordered --> none: Lieferung eingetroffen
    toBeBackordered --> none: Detail aufheben
}

3. Manuelle Nachbestellung (ohne Kundenbestellung)

Nachbestellungen → Formular „Manuelle Nachbestellung".
Produkt, Größe, Anzahl wählen.
Weiter wie Workflow 2 (bestellt → geliefert).

4. Bestellung stornieren

Bestelldetail → „Bestellung stornieren" (nicht möglich bei Status Bearbeitet).
Optional Stornogrund angeben.
Stornierte Bestellungen: Filter Storniert in der Bestellliste; Stornierung aufheben auf der Detailseite.

Einstellungen mit Einfluss auf neue Bestellungen

Unter Einstellungen (admin/settings.php):

Empfängeradresse für interne Bestellmails
PDF an interne Bestell-E-Mails anhängen

Bekannte Unstimmigkeiten

Die folgenden Punkte sind keine Bedienanleitung, sondern dokumentierte bewusste Einschränkungen.

Status „Wartet auf Lieferung" nicht auf Detailseite änderbar
Bewusste Trennung: Weiterführung nur über Nachbestellungen. Operatoren, die nur die Detailseite nutzen, finden keinen Button dafür.

Querverweise

ORDER_PROCESS.md — Gesamtprozess von Bestellung bis Abarbeitung, technische Abläufe
ADMIN_SYSTEM.md — Admin-Login und Kontenverwaltung
CONFIG_REFERENCE.md — Konfigurationsoptionen (sofern relevant für Betrieb)

ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md 12 KB Histórico Raw