Admin Business Logic — Leitfaden für Operatoren

Dieses Dokument beschreibt die Geschäftslogik der Bestellverwaltung im Admin-Bereich. Es richtet sich an Operatoren, die Bestellungen im Alltag bearbeiten: Welche Status es gibt, was sie bedeuten, wo Bestellungen und Positionen angezeigt werden, und welche Aktionen wo möglich sind.

Technische Details zum Kundenprozess (Checkout, E-Mail-Bestätigung) stehen in ORDER_PROCESS.md. Login und Admin-Konten: ADMIN_SYSTEM.md.

Admin-Seiten im Überblick

Vier Seiten sind für die Bestellbearbeitung relevant:

Seite	Datei	Rolle für Operatoren
Dashboard	`admin/index.php`	Tagesübersicht, offene Arbeit, Statistik
Bestellliste	`admin/orders.php`	Suchen, filtern, alle Bestellungen finden
Bestelldetail	`admin/order.php`	Positionen bearbeiten, stornieren
Nachbestellungen	`admin/backorders.php`	Externe Bestellung und Lieferung verwalten

Weitere Admin-Seiten (Produkte, Kategorien, Organisationen, FAQ, Einstellungen, Admins) haben keinen Bezug zu Bestellstatus oder -anzeige.

Drei unabhängige Status-Dimensionen

Eine Bestellung hat keinen einzelnen Status, sondern mehrere Felder, die unabhängig voneinander wirken:

flowchart TB
    subgraph orderLevel [Bestellung]
        confStatus["confirmation_status"]
        opStatus["status"]
    end
    subgraph lineLevel [Position]
        backorder["backorder_status"]
        processed["is_processed"]
    end
    confStatus --> opStatus
    backorder --> processed

Bestellung — Bestätigung (confirmation_status): Hat der Kunde die E-Mail bestätigt? Blockiert Bearbeitung, solange unbestätigt oder abgelaufen.
Bestellung — Bearbeitung (status): Wie weit ist die Abarbeitung insgesamt? Wird automatisch aus den Positionen berechnet (open, partial, processed) oder manuell gesetzt (cancelled).
Position — Nachbestellung (backorder_status): Liegt der Artikel auf Lager oder muss extern nachbestellt werden?
Position — Bearbeitet (is_processed): Wurde diese Position ausgegeben/abarbeitet?

In Tabellen und Listen erscheint ein kombiniertes Anzeige-Label (z. B. „Unbestätigt" oder „Offen"). Die Nachbestellung wird auf Positionsebene geführt und erscheint zusätzlich als Badge „Nachbestellung" auf der Detailseite, wenn mindestens eine Position einen Nachbestell-Status hat.

Bestellstatus — was Operatoren sehen

Anzeige-Label in Listen und Dashboard

Das sichtbare Label folgt einer festen Priorität. Höhere Priorität überschreibt niedrigere:

Anzeige-Label	Bedingung	Bedeutung für Operatoren
Storniert	Bestellung storniert	Bestellung ist ungültig; nur „Stornierung aufheben" möglich
Unbestätigt	E-Mail-Bestätigung ausstehend	Kunde hat noch nicht bestätigt; keine Bearbeitung möglich
Bestätigung abgelaufen	Bestätigungsfrist abgelaufen	Kunde hat nicht rechtzeitig bestätigt; keine Bearbeitung möglich
Bearbeitet	Alle Positionen bearbeitet	Bestellung abgeschlossen
Teilweise bearbeitet	Mindestens eine, nicht alle Positionen bearbeitet	Bestellung in Arbeit
Offen	Sonst	Noch keine Position bearbeitet

Wichtig: Die internen Werte not_required (Bestätigung nicht nötig) und confirmed (Kunde hat bestätigt) erscheinen nie als eigenes Label. Sobald keine Blockade durch Unbestätigt/Abgelaufen besteht, sehen Operatoren den operativen Status: Offen, Teilweise bearbeitet oder Bearbeitet.

Interne Bestätigungsstatus (Referenz)

Wert	Wann gesetzt	Operator-Relevanz
`not_required`	Bestätigung in Einstellungen deaktiviert	Bestellung sofort bearbeitbar
`pending`	Bestätigung aktiviert, Kunde hat noch nicht bestätigt	Label „Unbestätigt"; Bearbeitung gesperrt
`confirmed`	Kunde hat per Link bestätigt	Bearbeitung freigegeben
`expired`	Frist (`confirmation_expires_at`) überschritten	Label „Bestätigung abgelaufen"; Bearbeitung gesperrt

Auf der Detailseite sind ggf. sichtbar: Bestätigungsfrist (bei Unbestätigt), Bestätigungszeitpunkt, Zeitpunkt der internen Weiterleitung.

Interner Bearbeitungsstatus der Bestellung

Wert	Bedeutung	Wie gesetzt
`open`	Keine Position bearbeitet	Automatisch
`partial`	Einige Positionen bearbeitet	Automatisch
`processed`	Alle Positionen bearbeitet	Automatisch
`cancelled`	Bestellung storniert	Manuell durch Operator

Stornierte Bestellungen werden nicht automatisch aus Positionen neu berechnet. Nach „Stornierung aufheben" wird der Status wieder aus den Positionen abgeleitet.

Positionsstatus — Bearbeitung und Nachbestellung

Bearbeitet (`is_processed`)

Pro Position auf der Bestelldetail-Seite umschaltbar: „Als bearbeitet markieren" / „Als offen markieren".
Steuert den Bestellstatus automatisch: keine Position bearbeitet → Offen; alle → Bearbeitet; dazwischen → Teilweise bearbeitet.

Nachbestellung (`backorder_status`)

Wert	Anzeige-Label	Bedeutung
(leer)	—	Normale offene Position (Lager/Abgabe)
`to_be_backordered`	Nachzubestellen	Position muss extern nachbestellt werden
`ordered`	Wartet auf Lieferung	Extern bestellt, Lieferung steht aus

Manuelle Nachbestellungen (data/manual_backorders.json): Gleicher Ablauf wie bei Bestellpositionen, aber ohne Kundenbestellung — nur auf der Seite Nachbestellungen sichtbar und verwaltbar.

Wo erscheint was?

Dashboard (`admin/index.php`)

Statistik-Karten

Karte	Was gezählt wird
Offen	Bestellungen mit operativem Status `open`, ohne Unbestätigt; inkl. abgelaufener Bestätigungen (siehe Bekannte Unstimmigkeiten)
Teilweise bearbeitet	`status = partial`, ohne Unbestätigt
Bearbeitet	`status = processed`, ohne Unbestätigt
Storniert	`status = cancelled`
Nachbestellung	Summe aller Positionen in `to_be_backordered` oder `ordered` (inkl. manueller Nachbestellungen)

Unbestätigte Bestellungen (pending) werden in keiner Statistik-Karte gezählt.

„Letzte offene Bestellungen" (max. 5)

Eine Bestellung erscheint hier nur, wenn:

Das Anzeige-Label Offen oder Teilweise bearbeitet ist (nicht Unbestätigt, nicht Abgelaufen, nicht Bearbeitet, nicht Storniert), und
Mindestens eine Position existiert, die nicht bearbeitet ist und keinen Nachbestell-Status hat.

Sortierung: neueste zuerst.

„Offene Positionen"

Eine Position erscheint hier nur, wenn:

Die zugehörige Bestellung das Label Offen oder Teilweise bearbeitet hat, und
Die Position nicht bearbeitet ist und keinen Nachbestell-Status hat.

Sortierung: älteste zuerst (FIFO-Arbeitsliste).

Operator-Hinweis: Positionen mit Nachbestell-Status (Nachzubestellen oder Wartet auf Lieferung) erscheinen nirgends auf dem Dashboard. Diese werden ausschließlich unter Nachbestellungen verwaltet.

Bestellliste (`admin/orders.php`)

Filter und Suchfeld (Bestellnummer):

Filter	Was angezeigt wird
Alle	Alle Bestellungen (inkl. Unbestätigt)
Unbestätigt	`confirmation_status = pending`
Bestätigung abgelaufen	`confirmation_status = expired`
Offen	Nicht Unbestätigt und `status = open`
Teilweise bearbeitet	`status = partial`
Bearbeitet	`status = processed`
Storniert	`status = cancelled`

Die Status-Spalte zeigt das kombinierte Anzeige-Label (Bestätigung hat Vorrang vor operativem Status).

Hinweis zum Filter „Offen": Enthält auch Bestellungen mit abgelaufener Bestätigung, solange der operative Status open ist (siehe Bekannte Unstimmigkeiten).

Bestelldetail (`admin/order.php`)

Jede Bestellung ist immer über die Bestellliste oder Dashboard-Links erreichbar — unabhängig vom Status.

Aktion	Wann sichtbar / erlaubt
Als bearbeitet / offen markieren	Bestellung nicht storniert; nicht Unbestätigt; nicht Abgelaufen
Als Nachbestellung markieren / aufheben	Wie oben; nur Wechsel zwischen (leer) und Nachzubestellen — nicht von Wartet auf Lieferung
Bestellung stornieren	Nicht storniert; nicht vollständig Bearbeitet
Stornierung aufheben	Bestellung storniert

Zusätzliches Badge „Nachbestellung", wenn mindestens eine Position einen Nachbestell-Status hat.

Positionen im Status Wartet auf Lieferung (ordered): Kein Nachbestell-Toggle auf der Detailseite — Weiterbearbeitung nur über Nachbestellungen („Lieferung eingetroffen").

Nachbestellungen (`admin/backorders.php`)

Was erscheint in der Liste?

Alle manuellen Nachbestell-Einträge mit Status Nachzubestellen oder Wartet auf Lieferung.
Bestellpositionen mit Nachbestell-Status, ausgenommen Bestellungen die:
- storniert sind, oder
- Unbestätigt sind, oder
- abgelaufene Bestätigung haben.

Positionen werden nach Produkt und Größe gruppiert. Spalten Nachzubestellen und Wartet auf Lieferung werden getrennt gezählt.

Bulk-Aktionen (FIFO — älteste zuerst)

Aktion	Wirkung
Als bestellt markieren	Verschiebt N Positionen von Nachzubestellen → Wartet auf Lieferung
Lieferung eingetroffen	Setzt N Positionen von Wartet auf Lieferung → (leer); Position bleibt offen zur normalen Abarbeitung auf der Detailseite

Manuelle Nachbestellungen können über ein Formular auf derselben Seite hinzugefügt werden.

Sichtbarkeits-Matrix

Übersicht: Wo erscheint ein Zustand?

Zustand / Bedingung	Dashboard-Statistik	Letzte offene Bestellungen	Offene Positionen	Bestellliste-Filter	Bestelldetail	Nachbestellungen
Unbestätigt (`pending`)	— (nicht gezählt)	—	—	Unbestätigt, Alle	Ja (nur Ansehen)	—
Bestätigung abgelaufen (`expired`)	Zählt als Offen	—	—	Abgelaufen, auch Offen	Ja (nur Ansehen)	—
Offen (bestätigt/nicht nötig)	Offen	Ja*, wenn offene Positionen ohne NB	Ja*, pro Position	Offen, Alle	Ja, bearbeitbar	Ja, wenn NB markiert
Teilweise bearbeitet	Teilweise	Ja*, wenn offene Positionen ohne NB	Ja*, pro Position	Teilweise, Alle	Ja, bearbeitbar	Ja, wenn NB markiert
Bearbeitet	Bearbeitet	—	—	Bearbeitet, Alle	Ja (nur Ansehen)	Ja, wenn NB markiert
Storniert	Storniert	—	—	Storniert, Alle	Ja (Stornierung aufheben)	—
Position Nachzubestellen	In NB-Statistik	Position ausgeblendet	Position ausgeblendet	Bestellung in Liste	Toggle auf Detail	Ja
Position Wartet auf Lieferung	In NB-Statistik	Position ausgeblendet	Position ausgeblendet	Bestellung in Liste	Kein Toggle auf Detail	Ja
Nur NB-Positionen, Bestellung operativ Offen	Offen	— (keine qualif. Position)	—	Alle, Offen	Ja	Ja
Manuelle Nachbestellung	In NB-Statistik	—	—	—	—	Ja

NB = Nachbestell-Status. „Ja" = nur wenn mindestens eine unverarbeitete Position ohne Nachbestell-Status existiert.

Typische Operator-Workflows

1. Neue bestätigte Bestellung abarbeiten

Dashboard → „Offene Positionen" oder „Letzte offene Bestellungen" prüfen.
Details öffnen.
Pro Position „Als bearbeitet markieren", sobald ausgegeben.
Wenn alle Positionen bearbeitet: Status wechselt automatisch zu Bearbeitet.

2. Artikel nicht auf Lager (Nachbestellung)

Bestelldetail → Position „Als Nachbestellung markieren" (Status: Nachzubestellen).
Position verschwindet aus Dashboard-Listen.
Nachbestellungen → gruppiert nach Produkt/Größe → „Als bestellt markieren" (extern bestellt).
Nach Lieferung: „Lieferung eingetroffen" → Position wieder normal offen.

Zurück auf Bestelldetail → „Als bearbeitet markieren".

stateDiagram-v2
direction LR
state backorder {
    none --> toBeBackordered: Detail markieren
    toBeBackordered --> ordered: Nachbestellungen bestellt
    ordered --> none: Lieferung eingetroffen
    toBeBackordered --> none: Detail aufheben
}

3. Unbestätigte Bestellung

Bestellliste → Filter Unbestätigt.
Abwarten, bis Kunde bestätigt, oder Frist abläuft.
Nach Bestätigung: normal auf Dashboard sichtbar.
Nach Ablauf: Label Bestätigung abgelaufen — keine Bearbeitung möglich.

4. Manuelle Nachbestellung (ohne Kundenbestellung)

Nachbestellungen → Formular „Manuelle Nachbestellung".
Produkt, Größe, Anzahl wählen.
Weiter wie Workflow 2 (bestellt → geliefert).

5. Bestellung stornieren

Bestelldetail → „Bestellung stornieren" (nicht möglich bei Status Bearbeitet).
Optional Stornogrund angeben.
Stornierte Bestellungen: Filter Storniert in der Bestellliste; Stornierung aufheben auf der Detailseite.

Einstellungen mit Einfluss auf neue Bestellungen

Unter Einstellungen (admin/settings.php):

E-Mail-Bestätigung erforderlich: Neue Bestellungen starten als Unbestätigt statt sofort bearbeitbar.
Bestätigungsfrist (Tage): Nach Ablauf → Bestätigung abgelaufen.

Diese Einstellungen betreffen nur neu eingehende Bestellungen, nicht bereits gespeicherte.

Bekannte Unstimmigkeiten

Die folgenden Punkte sind keine Bedienanleitung, sondern dokumentierte Abweichungen in der Anzeige-Logik. Sie können später im Code behoben werden.

expirePendingOrders() speichert Ablauf ggf. nicht dauerhaft
In includes/functions.php: Der Vergleich $updated !== $order ist bei Arrays per Referenz immer falsch. Abgelaufene Bestätigungen werden beim Lesen berechnet, orders.json kann aber weiterhin pending enthalten, bis eine andere Speicherung erfolgt.
Dashboard-Zähler „Offen" inkl. abgelaufener Bestätigungen
Abgelaufene Bestellungen erhöhen die Karte Offen, zeigen in Listen aber Bestätigung abgelaufen — die Zahl kann irreführend sein.
Filter „Offen" in der Bestellliste inkl. abgelaufener Bestätigungen
Der Filter schließt nur pending aus, nicht expired. Abgelaufene Bestellungen mit operativem Status open erscheinen unter Offen und Bestätigung abgelaufen.
Kein Dashboard-Zähler für Unbestätigt
Unbestätigte Bestellungen fehlen in allen Statistik-Karten; sie sind nur über Bestellliste → Filter Unbestätigt oder Alle auffindbar.
Bestellung nur mit Nachbestellpositionen
Operativer Status kann Offen bleiben (0 Positionen bearbeitet), aber alle Positionen haben Nachbestell-Status → Bestellung erscheint nicht in Dashboard-Tabellen, nur in Alle und Nachbestellungen.
Status „Wartet auf Lieferung" nicht auf Detailseite änderbar
Bewusste Trennung: Weiterführung nur über Nachbestellungen. Operatoren, die nur die Detailseite nutzen, finden keinen Button dafür.
Stornierte Bestellungen können Nachbestell-Flags in den Daten behalten
In der Nachbestellungen-Ansicht ausgeblendet, in den Rohdaten ggf. noch vorhanden.
Position bearbeitbar trotz Nachbestell-Flag
„Als bearbeitet markieren" löscht den Nachbestell-Status nicht automatisch. Umgekehrt blockiert ein gesetzter Nachbestell-Status auf bereits bearbeiteten Positionen keine erneute Markierung als offen/bearbeitet.
FIFO-Sortierung bei Bulk-Aktionen inkonsistent
Anzeige in Nachbestellungen sortiert u. a. nach sort_at (Bestell-/Bestellzeitpunkt). Bulk-Updates sortieren Kandidaten nur nach created_at — Reihenfolge kann bei „Wartet auf Lieferung" abweichen.
MANUAL_BACKORDERS_FILE fehlt in config.sample.php
Manuelle Nachbestellungen setzen die Konstante voraus; fehlt sie in der produktiven config.php, kann die Nachbestellungen-Seite fehlschlagen.

Querverweise

ORDER_PROCESS.md — Gesamtprozess von Bestellung bis Abarbeitung, E-Mail-Bestätigung, technische Abläufe
ADMIN_SYSTEM.md — Admin-Login und Kontenverwaltung
CONFIG_REFERENCE.md — Konfigurationsoptionen (sofern relevant für Betrieb)

ADMIN_BUSINESS_LOGIC.md 16 KB Istoric Crud